Một yếu tố quan trọng của tối ưu hóa chi phí tích cực là trao quyền cho các nhóm kỹ thuật, bởi vì họ là chủ sở hữu của các tài nguyên và dịch vụ AWS được triển khai. Đây là một trong những thách thức quản lý tài chính đám mây lớn nhất của khách hàng của chúng tôi, được phản ánh bởi cuộc khảo sát State of FinOps 2022 trong 2 năm qua và bởi các nhà lãnh đạo IT đặt câu hỏi cho chúng tôi: “Làm thế nào để nhóm kỹ thuật của chúng tôi tham gia tích cực hơn trong tối ưu hóa chi phí?” Truyền thống, các nhóm kỹ thuật ưu tiên phát triển và phát hành phần mềm chất lượng cao trong thời gian hợp lý, mà không cần phải xem xét chi phí cơ sở hạ tầng. Thông thường, họ không có khả năng xem hoặc truy cập dữ liệu sử dụng đám mây và chi tiêu lịch sử. Từ kinh nghiệm của chúng tôi, các nhóm kỹ thuật sẵn sàng tham gia tích cực hơn, nhưng có thể bị hạn chế về giáo dục, công cụ, thời gian và động lực. Một thay đổi văn hóa được yêu cầu.

Xây dựng niềm tin và quan hệ đối tác giữa đội ngũ quản lý tài chính đám mây (CFM) và đội ngũ kỹ thuật (Engineering)

Xây dựng niềm tin và quan hệ đối tác giữa đội ngũ quản lý tài chính đám mây (CFM) và đội ngũ kỹ thuật (Engineering) là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí. Nhiều tổ chức bắt đầu nhận ra CFM ( Cloud Financial Management ) hay Cloud FinOps là một chức năng chính. Đội ngũ CFM (một hoặc nhiều chuyên gia) chịu trách nhiệm thuyết phục và triển khai các khả năng cho phép quản lý chi phí đám mây. Xây dựng các đối tác với các đội ngũ chức năng khác là yếu tố thành công quan trọng đối với CFM trong một tổ chức. Đội ngũ CFM nên là cố vấn đáng tin cậy của đội ngũ kỹ thuật và trang bị cho họ một bộ công cụ đúng để chơi một vai trò tích cực hơn trong tối ưu hóa chi phí.

Đội ngũ CFM nên đảm bảo rằng đội ngũ kỹ thuật biết họ đang ở đó để giúp đỡ và làm thế nào để giúp họ. Đội ngũ kỹ thuật sẽ có khả năng hạn chế, vì vậy đội ngũ CFM nên tiến hành phân tích sâu và chi tiết từ đầu. Điều này bao gồm xem xét các thông số về chi phí và sử dụng lịch sử, các ứng dụng và dịch vụ chi tiêu cao nhất, và ước tính yêu cầu sử dụng. Sau đó, đội ngũ CFM có thể chia sẻ phân tích và kết quả của họ với đội ngũ kỹ thuật để phát triển các khuyến nghị cá nhân như thay đổi quy mô, tự động hóa hoặc thay đổi kiến trúc.

Việc làm này sẽ giúp đội CFM hiểu được điểm đau của kỹ thuật, và những biện pháp tối ưu hóa nào là dễ thực hiện hơn so với các dự án dài hạn. Ngoài ra, Kỹ thuật có thể cung cấp hướng dẫn về những nỗ lực tối ưu hóa có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất hoặc trải nghiệm khách hàng. Bằng cách này, Kỹ thuật có thể có được thông tin về phân tích dữ liệu và quy trình quản lý chi phí đám mây tổng thể. Điều này tạo ra một chu trình phản hồi và quy trình đề xuất tối ưu chi phí rất quan trọng và hợp tác.

Mặc dù việc này có thể đòi hỏi phải hướng dẫn kỹ từ đầu, nhưng không được biến nó thành sự phụ thuộc mà Kỹ thuật phát triển với đội CFM. Hãy khám phá những cách bạn có thể giúp đội kỹ thuật của bạn trưởng thành độc lập để xác định các bất thường, phân tích dữ liệu và thực hiện các hành động sửa chữa chủ động.

Cho phép các nhóm sử dụng các công cụ và dữ liệu quản lý chi phí

Chúng tôi đề xuất giới thiệu quản lý chi phí đám mây sớm trong vòng đời phát triển phần mềm. Điều này có thể được đạt được bằng cách đưa chi phí đám mây vào yêu cầu phi chức năng trong quá trình lập kế hoạch phát hành. Giáo dục cho các nhà lãnh đạo kỹ thuật cách sử dụng các công cụ như AWS Pricing Calculator để ước tính chi phí AWS (dựa trên yêu cầu kỹ thuật) để xây dựng sản phẩm tiếp theo hoặc các tính năng mới cho một sản phẩm hiện có. Những ước tính chi phí này có thể thúc đẩy cuộc trao đổi ý nghĩa về thiết kế hệ thống trong cuộc họp kiểm tra cửa, có thể dẫn đến một kiến trúc tiết kiệm chi phí hơn. Theo thời gian, phạm vi có thể mở rộng để bao gồm ước tính chi phí AWS cho môi trường Kiểm tra Chất lượng (QA), tiền sản xuất và sản xuất. Những điểm dữ liệu này có thể được sử dụng bởi các nhóm tài chính cho mục đích lập ngân sách ban đầu, được tinh chỉnh theo thời gian để xác lập một cơ sở và được sử dụng để tạo ra hướng dẫn cho AWS Budget để đảm bảo rằng các nhà phát triển có thể kiểm tra xem họ có vượt quá chi phí đã lên kế hoạch không.

Các đội kỹ thuật có thể thiếu khả năng quan sát chi phí tiêu thụ đám mây đang diễn ra cho các ứng dụng tương ứng của họ. Việc mong đợi họ hành động trên một điều gì đó mà họ không thể nhìn thấy là không thực tế. Chúng tôi đề xuất xây dựng bảng điều khiển Báo cáo Chi phí và Sử dụng AWS (CUR –  AWS Cost and Usage Reports ) bằng cách sử dụng các công cụ như  AWS Cost Explorer (CE) hoặc AWS Cloud Intelligence Dashboard (CID). Điều này sẽ cho tất cả các bên liên quan truy cập vào dữ liệu gần thời gian thực và cuối cùng là tăng tính chịu trách nhiệm thông qua các mô hình phân bổ chi phí chính xác. Mục đích của các bảng điều khiển này nên là hiển thị, không phải là để làm người khác xấu hổ. Những bảng điều khiển này phải đơn giản, để người dùng có thể truy cập vào dữ liệu mà họ quan tâm một cách nhanh chóng và ở mức độ chi tiết đúng. Với dữ liệu này, các đội kỹ thuật sẽ được trang bị tốt hơn để thực hiện các phân tích sâu hơn như xác định các mẫu sử dụng, tìm kiếm chi phí tài nguyên AWS hàng đầu hoặc thực hiện phân tích nguyên nhân của một sự bất thường về chi phí. Họ cũng sẽ có thể đưa ra quyết định liên quan đến các thay đổi kiến trúc và tối ưu hóa chi phí một cách kịp thời và có thông tin hơn.

Thiết lập các cơ hội và cơ chế giáo dục

Việc thiết lập cơ chế giáo dục liên tục, bên trong hoặc sử dụng chuyên gia AWS, cũng quan trọng như việc triển khai. Ví dụ về các chủ đề bao gồm cách xác định các ứng dụng/dịch vụ/nguồn tài nguyên tiêu thụ chi phí cao nhất, các chiến lược tối ưu chi phí cụ thể và các quy ước tốt nhất về quản lý chi phí đám mây. Bao gồm tất cả các bên liên quan từ các nhóm chức năng chéo (Kỹ thuật, Vận hành và Tài chính) để tất cả mọi người đều hiểu những khía cạnh tinh vi của những gì đẩy chi phí đám mây lên hoặc giảm xuống. Duy trì một kho chứa nội bộ dễ truy cập về các bài học rút ra, chiến thắng nhanh và các chiến lược tối ưu chi phí dài hạn. Bạn cũng có thể theo dõi và giải quyết các chỉ số hiệu suất chính (KPI), chẳng hạn như sử dụng Savings Plans và phạm vi gắn thẻ với mức mục tiêu mong muốn, bằng cách xây dựng các tài liệu hướng dẫn giải thích những gì phải làm khi các KPI này di chuyển theo hướng không đúng. Những kho chứa và tài liệu này có thể được sử dụng cho việc đào tạo các thành viên mới, để họ được thiết lập cho sự thành công từ đầu.

Tôn vinh thành công

Việc tôn vinh nhân viên có thể cải thiện động lực, trách nhiệm và năng suất làm việc. Tôn vinh các thành công của CFM bằng cách công nhận và thưởng cho các cá nhân hoặc nhóm tham gia góp phần mang lại kết quả kinh doanh tích cực. Bạn có thể sử dụng các cơ chế hiện có hoặc tạo ra các cơ chế mới để tôn vinh thành công CFM như các thành tựu tối ưu chi phí. Một số ví dụ là những chuyện thành công được đăng tải trên tin tức nội bộ hoặc công nhận công khai trong các cuộc họp toàn công ty. Việc công nhận bao gồm tên của các thành viên trong nhóm, hành động họ đã thực hiện và tác động tạo ra về mặt tiết kiệm chi phí, hiệu quả hoặc tự động hóa. Quan trọng nhất, chúng ta chia sẻ cách mà người khác có thể đi theo jẹu bước chân của họ.

Một cơ chế tuyệt vời khác là gamification. Nó khuyến khích sự cạnh tranh thân thiện giữa các nhóm ứng dụng khác nhau kéo dài trong vài ngày hoặc vài tuần, và thưởng cho những người có ảnh hưởng tối ưu hóa cao nhất tương ứng với chi phí của họ, để đảm bảo tất cả các dự án có cơ hội thắng bằng nhau. Bạn có thể đo lường ảnh hưởng trên các thành tựu hiệu quả đám mây, chẳng hạn như giảm chi phí lãng phí, tăng độ bao phủ thẻ hoặc thiết kế kiến trúc tối ưu hóa chi phí. Phần thưởng có thể bao gồm ăn trưa miễn phí, đi chơi đội nhóm hoặc thẻ quà tặng.

Vài dòng suy nghĩ cuối cùng

Tóm lại, các nhà lãnh đạo IT hoặc CFM có thể giành được sự tin tưởng của toàn bộ tổ chức bằng cách trao quyền cho các nhóm kỹ thuật bằng các công cụ, thời gian và dữ liệu để xem, hiểu và quản lý chi phí đám mây của họ, đồng thời tôn vinh thành công (cho dù nhỏ) để cải thiện tương tác của nhân viên. Quan trọng là hiểu được các thách thức mà các nhóm kỹ thuật đang đối mặt và cung cấp cho họ những gì cần thiết để tham gia tích cực hơn trong tối ưu hóa chi phí. Cải thiện quyền truy cập và nhận thức về dữ liệu, tài nguyên và giáo dục liên quan đến tối ưu hóa chi phí AWS sẽ trao quyền và đảm bảo trách nhiệm. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ thúc đẩy một văn hóa tiết kiệm chi phí và phát triển các nhóm kỹ thuật của mình thành việc tối ưu hóa chi phí không chỉ là một ưu tiên, mà là một nhiệm vụ cấp bách.

💡Khám phá: Liệu kỹ sư của bạn có biết họ đang chi bao nhiêu tiền? Bạn có cái nhìn chi tiết về chi phí và sử dụng của bạn trên AWS không? Bạn có tận dụng tất cả các cơ hội tối ưu hóa chi phí của mình không? Xem buổi diễn tại re:Invent 2022 này để tìm hiểu cách các tổ chức sử dụng Bảng điều khiển Tính toán Trong Đám mây để bắt đầu hành trình FinOps của họ và tạo ra văn hóa tỉnh táo về chi phí trong tổ chức của họ.

AWS re:Invent 2022 – Optimize your AWS cost and usage with Cloud Intelligence Dashboards (BSI304)

Bài được dịch từ bài viết trên AWS Blogs, bạn có thể xem bài viết gốc tại đây.