Bài viết này là phần thứ tư trong một bài thảo luận bốn phần về cách mà Cloud Center of Excellence (CCOE) có thể là một giải pháp khả thi để giải quyết các thách thức của sự chuyển đổi số. Phần một tập định nghĩa CCOE là gì và cách mà nó kết hợp với AWS Cloud Adoption Framework (AWS CAF) để có thể giúp doanh nghiệp của bạn với sự chuyển đổi số của nó. Phần hai tập trung vào ba góc độ phi kỹ thuật của AWS CAF. Phần ba nói về ba góc độ kỹ thuật của AWS CAF. Cuối cùng, phần bốn này thảo luận về một khung công tác để xác định các lĩnh vực trách nhiệm của tổ chức. 

Một bước quan trọng trong hành trình đám mây của tổ chức là thiết lập rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quy trình ra quyết định. Điều này có thể thúc đẩy sự đồng thuận trong tổ chức và hỗ trợ triển khai thành công các dịch vụ của Amazon Web Services (AWS). Một công cụ mạnh mẽ có thể đạt được điều đó là RACI matrix, công cụ này xác định ai là người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng, được tham vấn, được thông báo cho từng hoạt động.

Vượt qua các thách thức trong việc phối hợp giữa bộ phận bộ phận IT trung tâm và các đơn vị

Các tổ chức khu vực công thường có cấu trúc phức tạp, với một bộ phận bộ phận IT trung tâm giám sát chiến lược và triển khai công nghệ, cùng với các đơn vị hoặc phòng ban riêng lẻ có yêu cầu và các bên liên quan riêng. Việc phối hợp giữa các bộ phận này có thể là một thách thức lớn do một số yếu tố, bao gồm:

Cổ đông đa dạng: Mỗi đơn vị hoặc phòng ban có thể có ban lãnh đạo, nhóm IT, chuyên gia lĩnh vực (SMEs) và người dùng cuối riêng, tất cả đều cần được thống nhất và tham gia.

Những sự ưu tiên khác biệt: Các ưu tiên và mục tiêu của bộ phận bộ phận IT trung tâm có thể không phải lúc nào cũng hoàn toàn phù hợp với nhu cầu và mối quan tâm của từng đơn vị.

Yêu cầu tuân thủ: Các tổ chức khu vực công phải tuân thủ các quy định và chính sách nghiêm ngặt, có thể khác nhau giữa các đơn vị, khiến việc phối hợp giải pháp công nghệ đồng bộ trở nên khó khăn hơn.

Hệ thống kế thừa: Nhiều tổ chức khu vực công có các hệ thống và cơ sở hạ tầng cũ tồn tại lâu năm cần được tính đến và tích hợp với bất kỳ giải pháp công nghệ mới nào.

Một RACI matrix được thiết kế tốt có thể đóng vai trò then chốt trong việc vượt qua các thách thức khi phối hợp giữa bộ phận bộ phận IT trung tâm và các đơn vị độc lập trong một tổ chức khu vực công. RACI matrix có thể hỗ trợ theo nhiều cách, bao gồm:

Xác định các cổ đông: RACI matrix giúp lập bản đồ tất cả các bên liên quan chính giữa bộ phận bộ phận IT trung tâm và các đơn vị để không ai bị bỏ sót.

Vai trò và trách nhiệm: Bằng cách xác định rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện, ai chịu trách nhiệm cuối cùng, ai được tham vấn và ai được thông báo cho từng nhiệm vụ hoặc quyết định, RACI matrix loại bỏ sự mơ hồ để mọi người hiểu rõ vai trò của bạn.

Hợp lý hóa quá trình ra quyết định: RACI matrix làm rõ quy trình ra quyết định, giúp bộ phận bộ phận IT trung tâm và các đơn vị dễ dàng thống nhất về các ưu tiên và tiến hành hiệu quả.

Đảm bảo tuân thủ: RACI matrix có thể được cấu trúc để phù hợp với các yêu cầu và chính sách tuân thủ cụ thể của tổ chức, đảm bảo các dịch vụ được triển khai đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn cần thiết.

Quản lý thay đổi: Khi nhu cầu tổ chức và bối cảnh công nghệ thay đổi, RACI matrix có thể được cập nhật để thích ứng, cung cấp một khung mở rộng để quản lý thay đổi trên toàn bộ bộ phận bộ phận IT trung tâm và các đơn vị.

Bắt đầu công cuộc xây dựng RACI của riêng bạn

Dựa trên các bài viết trước trong loạt bài này, chúng tôi đã phát triển một khuôn mẫu RACI dựa trên AWS Cloud Adoption Framework (AWS CAF). Khuôn mẫu RACI sẽ được chia theo sáu góc nhìn của AWS CAF (doanh nghiệp, con người, quản trị, nền tảng, bảo mật và vận hành) và cung cấp danh sách cho từng năng lực. Khuôn mẫu này cung cấp các nhóm và vai trò thường thấy trong một tổ chức an ninh công cộng, nhưng bạn sẽ cần xác bạn phần này và cập nhật nó để nó có thể phản ánh chính xác tổ chức của bạn.

Đối với một số tổ chức, hoàn thiện một RACI matrix có thể là một bài tập khó khăn. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn thực hiện:
Đừng bắt đầu từ mẫu trắng: Hãy để một nhóm nòng cốt tạo ra bản nháp ban đầu và sau đó trình bày cho các nhóm rộng hơn để lấy ý kiến. Đảm bảo sự tham gia và đóng góp của mọi người là rất quan trọng, nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu họ phản hồi trên các thay đổi tiềm năng thay vì xây dựng từ đầu.

Bắt đầu với cái dễ: Bất kể trình tự của mẫu hay những thách thức cụ thể mà bạn có thể gặp phải, hãy bắt đầu với một vài năng lực dễ, nơi vai trò và trách nhiệm đã được xác định rõ và mọi người đều biết. Điều này sẽ giúp bạn làm quen với mẫu và cách tổ chức các cuộc thảo luận, từ đó dễ dàng hơn khi chuyển sang các năng lực phức tạp hơn.

Mở tư duy, linh hoạt: Một trong những thách thức mà nhiều tổ chức khu vực công gặp phải là các hoạt động có thể và nên vận hành khác khi lên đám mây. Hãy sẵn sàng vận hành khác đi và thay đổi cách làm truyền thống mà “always been done”.

Lên lịch rà soát: Xuyên suốt loạt bài này, chúng tôi đã mô tả đây là hành trình đám mây của bạn và cung cấp cấu trúc theo từng giai đoạn: bò, đi, chạy. Điều này có nghĩa là vai trò và trách nhiệm sẽ thay đổi khi tổ chức trưởng thành hơn và mức độ áp dụng đám mây tăng lên. Tốt hơn là đặt lịch rà soát RACI vào các mốc 3 tháng, 6 tháng và 12 tháng từ trước thay vì đợi đến khi xảy ra xung đột mới giải quyết.

Bắt đầu từ cấp cao rồi đi sâu khi cần: Hãy bắt đầu với mẫu này để xác định các lĩnh vực trách nhiệm tổ chức cấp cao, rồi đi sâu vào các lĩnh vực cụ thể khi cần.

Kết luận

Triển khai RACI matrix là một bước tiến quan trọng để xác định các lĩnh vực trách nhiệm tổ chức cấp cao cho khách hàng khu vực công. Bằng cách tài liệu hóa rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quy trình ra quyết định, bạn có thể thúc đẩy hợp tác tốt hơn, tăng cường trách nhiệm và hợp lý hóa việc triển khai dự án. Khi làm việc với khách hàng khu vực công, hãy chắc chắn dành thời gian ban đầu để tạo ra một RACI matrix toàn diện, đặt nền tảng cho một sự hợp tác thành công và bạn bạch.

Bạn có thể truy cập khuôn mẫu RACI của chúng tôi để bắt đầu

Bạn có thể biết thêm về AWS CAF bằng cách truy cập trang web này.